Chat met ons
Algemeen
Als Executive Assistant ondersteun je de directie bij diverse taken en ben je verantwoordelijk voor een efficiënte werking van het secretariaat. Je bent het eerste aanspreekpunt voor de directie, je beheert en coördineert de agenda's van de directie en Raad van Toezicht, je verzorgt de correspondentie, je ondersteunt bij het organiseren van evenementen en andere zakelijke aangelegenheden.
Taken en verantwoordelijkheden
Je dagelijkse werkzaamheden betaan o.a. uit:
- Het uitvoeren van secretariële werkzaamheden en het zorgdragen voor een efficiënte werking van het secretariaat en een soepel verloop van de dagelijkse werkzaamheden van de directie.
- Het agendabeheer voor de directie en Raad van Toezicht, waaronder het plannen en organiseren van afspraken en vergaderingen.
- Het ondersteunen bij de voorbereiding van directie- en Raadsvergaderingen en opvolgen van actiepunten.
- Het behandelen van inkomende en uitgaande post, zowel schriftelijk als elektronisch.
- Het helpen bij het organiseren van evenementen, zakelijke reizen en andere zakelijke aangelegenheden.
- Het fungeren als eerste aanspreekpunt van de directie en Raad van Toezicht voor interne en externe contacten en zorgen voor een professionele ontvangst van bezoekers.
- Het beheren van het kasboek.
- Het beheren van het (digitale) archief van de directie en Raad van Toezicht.
- Het beheren van het contractenregister.
- Het beheren van het digitale beleidsboek van APFA.
- Het beheren van het agenderingssysteem en het bewaken van de vervaldatums of aanleverdatums met betrekking o.a. tot wettelijke en/of reglementaire vereisten en vereisten van de toezichthouder.
- Het beheer van kantoorbenodigdheden.
- Het registreren van binnenkomende klachten en het monitoren en rapporteren met betrekking tot de follow up van de organisatie.
- Het fungeren als vraagbaak voor het management en de medewerkers met betrekking tot administratieve en organisatorische zaken.
Functie-eisen
- Mbo-diploma in de richting van Office Management, managementassistent of een secretariële of administratieve richting bij voorkeur binnen de financiële sector
- Minimaal 3 jaar relevante ervaring, waarbij ervaring in een vergelijkbare functie een pré is
- Ervaring met MS Office en digitale tools zoals Teams en Sharepoint
- Uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden
- Sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, in Papiamento, Nederlands en bij voorkeur ook Engels
- Proactieve houding en een hoge mate van zelfstandigheid
- Discretie en integriteit in de omgang met vertrouwelijke informatie
Competenties
- Iemand met aandacht voor details
- Communicatief vaardig, zowel schriftelijk als mondeling
- Proactieve houding
- Stressbestendig
- Servicegericht
- Goed in het plannen en organiseren
- Discreet en vertrouwelijk
- Hoge mate van zelfstandigheid